Europa-Jugendtag 2009

Neuapostolische Kirche - 21. bis 24. Mai 2009 in Düsseldorf

Bericht vom 28.05.2008

Abstimmungs-Treffen der NRW-Projektgruppen

Fast genau ein Jahr vor dem Start des EJT2009 traf sich am Samstag, 17. Mai 2008, das Planungsteam NRW im Seminarzentrum der Neuapostolischen Kirche in Hochdahl zu einer Bestandsaufnahme. Die Gebietskirche Nordrhein-Westfalen ist über die von ihr gestellten Projektgruppen und Fachgruppen maßgeblich für die Rahmenorganisation des Europa-Jugendtags verantwortlich. So war es schon beruhigend, dass Bezirksältester Helmut Polzin, Projektleiter, am Abschluss des ganztägigen Meetings resümieren konnte: „Wir sind auf einem guten Weg!“

Ein Programmpunkt des Tages: Die Projektgruppen stellten den aktuellen Projektstand vor. Vereinbarungsgemäß gibt jede Projekt- und Fachgruppe 14 Tage vor der nächsten Sitzung des Planungsstabs einen Stausbericht ab. Diese Berichte werden von der Projektleitung dann zu einem Projektbericht zusammengefasst und nach Zustimmung des Planungsstabs durch Bezirksapostel Armin Brinkmann, Vorsitzender des Planungsstabs, der Bezirksapostelversammlung vorgestellt.

Abstimmung der Fachgruppen

Anschließend stimmten sich die Projekt- und Fachgruppen untereinander ab. Aufgrund der Komplexität der Aufgabenstellungen wird im Projekt EJT 2009 nach einer von Alfred Krempf entworfenen Matrixorganisation gearbeitet. Die Projektgruppe Messe und die von ihr gestellten Hallenleiter sind für die durchgängige (vertikale) Planung des Messegeländes und der einzelnen Messehallen zuständig. Je nach Art der Hallenverwendung für Veranstaltungen, Catering oder Unterbringung sind spezifische Besonderheiten bei der Planung zu beachten und erfordern einen guten Gesamtblick des Hallenleiters.

Die Fachgruppenverantwortlichen, im Projekt Supervisor genannt, sind für ihr Fachgebiet und die einheitliche Umsetzung über alle Messehallen und die Arena hinweg (horizontale Sicht) verantwortlich. Durch diese eng verzahnte Organisation ist sicher gestellt, dass durch die übereinander gelegten Sichten alle Aspekte beachtet werden und ein umfassendes Lösungsergebnis erzielt wird.

Generalplaner CCD

Um den bestehenden Rahmenbedingungen und behördlichen Vorschriften gerecht zu werden, wurde zudem das Congress Center Düsseldorf (CCD) als Generalplaner gewonnen. Es stellt auch den vorgeschriebenen zertifizierten Veranstaltungsmeister, der auf die Einhaltung der technischen und baulichen Vorschriften achtet und für das Genehmigungsverfahren von entscheidender Bedeutung ist.

Diese Kurzbeschreibung vermittelt nur einen einen kleinen Einblick von dem, was bei den Planungen beachtet werden muss und für das gute Gelingen des EJT2009 unbedingte Voraussetzung ist. Selbst von gestandenen Projektleitern wird anerkannt, dass es eine große Herausforderung ist, ein solches Projekt wie den Europa-Jugendtag organisatorisch mit ehrenamtlichen Mitarbeitern zu stemmen.

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Abstimmungs-Treffen der NRW-Projektgruppen

Text: Alfred Krempf
Fotos: Marcus Hain